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如何使会议开得更有效
重庆市人力资源协会 2013-7-15 9:58:00

  美国总统林肯,在他上任后不久,有一次将6个幕僚召集在一起开会。林肯提出了一个重要法案草案,而幕僚们的看法并不统一,于是7个人便热烈地争论起来。林肯在仔细听取其他6个人的意见后,仍感到自己是正确的。在最后决策的时候,6个幕僚一致反对林肯的草案,但他仍固执己见。他说:“虽然只有我一个人赞成但我仍要宣布,将这个法案草案提交国会表决。”


  这个行政管理学上的经典案例,反映了会议的效率问题。表面上看,林肯这种忽视多数人意见的做法,似乎过于独断专行。其实,林肯已经仔细地了解了其他6个人的看法并经过深思熟虑,认定自己的草案最为合理。而其他6个人持反对意见,只是一个条件反射,有的人甚至是人云亦云,根本就没有认真考虑过这个草案。既然如此,自然应该力排众议、坚持己见。因为,所谓讨论,无非就是从各种不同的意见中选择出一个最合理的。既然自己是对的,那还有什么犹豫的呢?在党政机关里,经常会遇到这种情况:新的举措和想法一经提出,必定会有反对者。其中有对新的举措和想法不了解的人,也有为反对而反对的人。一片反对声中,领导者犹如鹤立鸡群,陷于孤立之境。这种时候,领导者不要害怕孤立,关键是像美国前总统林肯一样,做到未雨绸缪、提前介入、熟悉情况、驾驭全局,使每一次会议开得更有效率,做出的决策更科学、更符合实际。那么,如何做到这一点呢?


  一次会议,最好只有一个主题。这样可以集中时间和精力、集中有关人员,高效解决问题。综合性会议,最多也不要超过三个议题。会议议程上没有的话题,在开会的过程中可能会涉及,但是如果不是很重要,那就必须放一放,应集中精力去讨论最重要的问题,这样能减少会议的时间。参加会议的人员,要坚持“少而精”的原则。与会议议题直接关联的部门,派人参加。参加会议的人员,一定要有决策权。会前必须做好充分的准备,要想会议高效,事先告知很重要。会议应至少提前两天告知,包括会议议题、会议议程、会议起止时间、需提供的有关资料、发言次序等,让与会人员做好准备,以便开会时积极发言,各抒己见,迅速做出决策,提高会议效率。当前,个别机关的一些会议开得冗长拖拉,议而不决,根源在于会议决策者存在官僚主义和形式主义,脱离实际,对相关情况不熟悉、不掌握。因此,党政干部,特别是基层各级党政机关的“一把手”,要加强学习型党组织建设,提升工作水平和驾驭全局的能力,提高会议决策的前瞻性和预见性。会前针对会议议题开展专题调研,征求基层干部和群众意见,做到胸中有数、掌控全局。会议由会议议题部门主持,须把这个会议的背景、要做什么事情,从头到尾叙述一遍,然后当场征询大家意见,要求各个部门就讨论的议题发表观点。这时,就需要与会的主要领导高屋建瓴,当场决策,统一协调指挥。


  同样,会议的程序、纪律、时间和督查等对会议的效率,会产生较大影响。要遵守会议程序、严守会议纪律,会议期间原则上不允许外出。会议主持人在最后一定要告诉大家结论,接下来的工作应该怎么做。如果领导觉得信息不全面,那么就下次会议再来拍板,但必须保证时间节点。会议要形成执行时间表,某个时间段大家要做什么、工作的结果如何汇总、什么时间再来开会碰头。这样分工明确,效率也会很高。会议记录一定要完整、规范。会议组织部门从签到、讨论记录,到会议决议、表决情况,都要进行详细记录,以便备查。监察部门对会议形成的决议负责督办,会议召开后应在会后一天内下发会议纪要,会议纪要做到完成目标的时间、要求、方法、执行人四落实。会议决策情况要跟踪检查,在会后的几天里,分管领导要检查分管部门对会议决议的贯彻落实方案。监察部门要定期检查落实,对会议的贯彻情况进行检查。决策完成期限要进行及时的总结,做到好的表扬、错的处罚,确保会议真正得到贯彻落实。

 

来源:《中国组织人事报》

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